Planera ditt företagsevent: Tips för att boka rätt föreläsare

Att arrangera ett lyckat företagsevent handlar om mer än bara logistik och catering – det handlar om att skapa en upplevelse som inspirerar, engagerar och lämnar ett bestående intryck på deltagarna. Oavsett om du planerar en konferens, en kickoff eller en kunddag, spelar valet av föreläsare en avgörande roll för evenemangets framgång. Men hur väljer du rätt person för uppdraget? Och vad bör du tänka på för att allt ska fungera smidigt? Med rätt planering och förberedelser kan du säkerställa att föreläsaren inte bara levererar ett starkt budskap, utan också bidrar till att hela eventet blir en minnesvärd upplevelse.

Definiera målet med föreläsningen

Innan du börjar leta efter föreläsare är det viktigt att ha en tydlig bild av vad du vill uppnå:

Inspirera och motivera: Om målet är att skapa energi och inspiration, kanske du söker en talare med en stark personlig berättelse eller erfarenheter av att övervinna motgångar.
Utbilda och informera: För en publik som vill lära sig nya färdigheter eller få insikter inom ett specifikt område behövs en expert med djup kunskap och förmåga att kommunicera pedagogiskt.
Underhålla: Ibland handlar det om att lätta upp stämningen – en humoristisk föreläsare eller en talare med spännande anekdoter kan vara rätt val.

Fråga dig också: Vilka värden eller insikter vill du att deltagarna ska ta med sig efteråt? Att ha ett klart syfte gör det enklare att välja rätt föreläsare.

Känn din målgrupp

En föreläsning kan aldrig vara framgångsrik om den inte tilltalar publiken. För att säkerställa detta är det viktigt att du förstår vilka som kommer att delta:

Yrkesroller och erfarenhet: En föreläsning för chefer kan behöva en strategisk inriktning, medan en publik av nyanställda kanske uppskattar praktiska råd och karriärtips.
Demografi: Ålder, bakgrund och intressen kan påverka vilka ämnen och vilken ton som fungerar bäst.
Förväntningar: Vad hoppas deltagarna få ut av evenemanget? Svaren kan guida dig i valet av rätt typ av föreläsare

Genom att anpassa valet av talare efter målgruppen skapar du en känsla av relevans och engagemang.

Överlåt researchen till experterna

Att hitta rätt föreläsare kan vara tidskrävande och komplext, men det finns en enkel lösning: anlita oss på Talarforum. Genom att samarbeta med experter som har omfattande nätverk och erfarenhet får du hjälp med att hitta den perfekta talaren utan att behöva lägga ner tid och energi på omfattande research.

Fördelar med att använda Talarforum:

Tillgång till ett brett nätverk: Talarforum har redan etablerade kontakter med en mängd föreläsare inom olika ämnesområden, från inspiratörer och experter till underhållare. Detta sparar dig timmar av letande.
Matchning efter dina behov: Istället för att du själv ska analysera varje talare, kan vi snabbt föreslå kandidater som passar just ditt event, publik och budget.
Kvalitetssäkring: Genom vår erfarenhet och alla kundomdömen vet vi vilka föreläsare som levererar och vilka som passar olika sammanhang.
Praktisk hjälp: Vi hjälper er med hela bokningsprocessen av föreläsare och moderatorer så att du kan fokusera på andra delar av ditt evenemang.

Med vår hjälp säkerställer du att valet av föreläsare blir både professionellt och smidigt – och att resultatet blir en upplevelse som verkligen gör avtryck på din publik.

Anpassa till budgeten

Att boka en föreläsare är en investering, och det är viktigt att vara realistisk när det gäller kostnader. Här är några saker att tänka på:

Föreläsarens arvode: Kända profiler och internationella talare kostar ofta mer. Fundera på om det är nödvändigt, eller om en lokal talare med rätt expertis kan ge lika mycket värde.
Ytterligare kostnader: Glöm inte att inkludera utgifter för resor, logi och eventuella tekniska behov, som mikrofoner och projektorer.
Prioritera kvalitet framför namn: En mindre känd men engagerande och relevant föreläsare kan ofta vara ett bättre val än en stor profil som inte passar ditt evenemang.

Boka i god tid och ha en backup-plan

Föreläsare med stor efterfrågan kan vara bokade långt i förväg, särskilt under populära konferenssäsonger. För att undvika stress:

Boka tidigt: När du har identifierat en talare som passar, kontakta dem så snart som möjligt för att säkra datumet.
Boka med talargaranti: När ni bokar föreläsare via Talarforum har ni talargaranti och Sveriges största nätverk av föreläsare till hands i det fall att det skulle dyka upp ett förhinder i sista stund.

Förbered föreläsaren noggrant

För att säkerställa att allt går smidigt är det viktigt att ge föreläsaren de verktyg och information de behöver:

Bakgrundsinformation: Beskriv evenemangets syfte, målgruppens sammansättning och eventuella teman. Ju mer föreläsaren vet, desto bättre kan de anpassa sitt innehåll.
Tekniska förutsättningar: Kontrollera att föreläsaren känner till vilken teknik som finns tillgänglig, och om de behöver ta med egen utrustning.
Kommunicera förväntningar: Diskutera hur lång föreläsningen ska vara, om det ska finnas tid för frågor, och vilka punkter som bör täckas.

En väl förberedd föreläsare kan göra stor skillnad för evenemangets kvalitet.

Säkerställ en smidig upplevelse på plats

På själva dagen är det avgörande att allt fungerar utan problem:

Testa tekniken i förväg: Se till att mikrofoner, projektorer och andra hjälpmedel är i perfekt skick.
Ge föreläsaren stöd: Tillhandahåll en kontaktperson som kan svara på frågor eller hjälpa till om något skulle gå fel.
Skapa en välkomnande atmosfär: Introducera föreläsaren på ett sätt som skapar förväntan och sätter rätt ton för deras framträdande.

Med rätt förberedelser och en tydlig planering kan du säkerställa att föreläsaren inte bara levererar sitt budskap, utan också bidrar till en oförglömlig upplevelse för alla deltagare.

Föreläsare