Lär dig övertyga i förändring med retorikexperten Ami Hemviken

Ami Hemviken

Ami Hemviken är beteendevetare och expert inom områdena retorik, kommunikation och ledarskap. Hon kontaktas återkommande av media för att uttala sig om lärande, ledarskap, beteendeförändring och hur man uttrycker sig. Med djupa kunskaper inom mänskligt beteende och kommunikation föreläser hon och genomför workshops om att förändra och utvecklas genom just retorik. Talarforum har bett Ami utveckla sina tankar om hur man genomför förändringar och hur viktigt är att kommunicera på rätt sätt så inte förändringen hämmas av missförstånd eller okunskap.

Alla organisationer förändras. Alla borde förändras, eftersom vår omvärld gör det. För att lyckas med en förändring måste du kunna övertyga, och därför är retorik - konsten att övertyga - en framgångsfaktor.
Om vi som ledare, projektledare eller medarbetare skulle driva tesen att allt ska fortsätta vara på samma sätt som det alltid har varit - då behöver vi inte övertyga någon, eftersom vi människor mer än gärna arbetar med välkända, invanda metoder och processer. Att däremot förändra ett invant beteende kräver att vi måste känna oss övertygade om att det är värt det. Här kommer retoriken och den medvetna kommunikationen in.

1. Prioritera vilka förändringar du ska kommunicera

Ett första steg när förändringar ska kommuniceras är att välja ut de absolut viktigaste förändringarna. Det är vanligt att organisationer kastar ut en mängd olika förändringsförslag samtidigt, vilket får till följd att man inte har förmågan att följa upp besluten.

2. Gör en strategi för hur du ska följa upp förändringarna - typ av kommunikation, forum och kanaler

Det här är väldigt viktigt, med tanke på att vi helst inte ändrar våra beteenden om det inte är nödvändigt. Bestäm dig för vem som ska följa upp, är det något du kan delegera eller bör det vara du själv? Hur ofta sker uppföljningen och sker den på grupp- eller individnivå? Hur mäter du resultaten av förändringen? Hur lyfter du dem som följer förändringen och hur ger du feedback till dem som släpar efter? Vid detta steg kan det hända att du märker att du faktiskt inte har tid, eller mäktar med att göra uppföljning på det sätt som krävs – då är det inte rätt tid att kommunicera förändringen. Planera för uppföljning, både tid och energi krävs.

3. Formulera förändringen övertygande med auktoritet, känsla och logik

Använd hela dig. Försök också att formulera din tes kort och koncist, gärna i form av en uppmaning vilket ofta gör den tydligare och lättare att följa upp.
Det gäller att vara noga med att formulera sig tydligt och övertygande, såväl i ord som i kroppsspråk. Du som leder förändringen är en auktoritet och behöver givetvis själv leva som du lär. Hitta också gärna andra auktoriteter att luta dig mot. Fundera på vilken känsla du vill skapa när budskapet landar i organisationen. Skriv ner känslan! Hitta ord och uttryck som associeras till den känslan, måla bilder och använd metaforer. Men inte minst – använd kroppsspråk och mimik för att själv visa den känslan.

4. Uttryck dig genom att tala om den positiva effekten av förändringen

Många hamnar i hotfällan, som kan låta så här: Om vi inte gör denna förändring så kommer det här dåliga att inträffa…
Japp, då har du informerat om förändringen, då är det väl klart? Nej, det här är fortfarande bara början. Beroende på hur stor förändringen är inträffar ofta en period av kaos och förvirring innan det nya har satt sig. Nu är du och din kommunikation oerhört viktig. Du behöver upprepa dina budskap och satsa mycket kraft och tid på att ge feedback och beröm. Det kan ta lite tid - håll ut. Var närvarande, kommunicera och lyssna.

5. Upprepa och målgruppsanpassa din retorik

Jag vill passa på att påminna om att dina målgrupper är de viktigaste du har, de är de som avgör om du är framgångsrik eller inte. Du behöver därför lära känna dina målgrupper för att hela tiden kunna anpassa din retorik så att den känns relevant för dem du har framför dig. Vi vet också att grupper av människor reagerar olika på förändringar. Vissa nappar på nyheter i ett tidigt skede och driver på förändringen, medan en majoritet kräver lite mer bearbetning. Ytterligare en mindre grupp kommer in i det sista att aktivt motsätta sig förändringen. Givetvis behöver du kommunicera med dessa grupper, och individer på olika sätt.

6. Följ din strategi och justera den om du tycker att det är nödvändigt

Tips: det absolut mest effektiva och övertygande sättet att kommunicera för att genomdriva förändring är att berömma önskade beteende. Leta rätt och påtala det, så ofta du bara kan.
Alldeles för många bra förändringsförslag går till intet på grund av en ogenomtänkt retorisk strategi. Många litar på att idén i sig är så pass bra att den inte behöver kommuniceras på ett genomtänkt sätt. Lite som att blint tro på att kunskap är makt. Jag själv är övertygad om att kunskap givetvis är en viktig faktor, en hygienfaktor, men om du inte tränar på att kommunicera mer retoriskt medvetet kommer du aldrig att få makt. Så kommunikation är makt. Det fina med retorik eller övertygande kommunikation är att det är som med allt annat här i livet - du blir bättre av att träna.

Nu när du har läst så här långt kanske du känner att det här är något du ska tänka på. Snälla, tänk inte bara - gör, träna, öva. För det är faktiskt inte tanken som räknas. Ta makten över förändringarna du vill driva, träna din kommunikation!
Lycka till